Sedang bingung menyiakan event/acara seperti pensi, expo, konser atau lainnya? Tenang, kali ini Wienda Romero berbagi kepada kalian tentang event/acara. Memang sebagian posting ini kutipan dari beberapa majalah dan blog lain, tapi enggak ada salahnya kalau aku share lagi kan. Tentunya ditambah dan berdasarkan pengalamanku sendiri juga. Apa yang ada dipikiran kita ketika berpikir tentang event/acara? Pasti kalian berpikir bagaimana agar event itu dapat berlangsung sukses dan lancarkan? Apa acara sukses itu harus besar? Acara besar belum tentu sukses. Acara sukses belum tentu bisa balik modal. Acara yang balik modal belum tentu bisa memuaskan semua pengunjung. Gimana semuanya agar bisa kita dapatkan? Biar pembaca gampang memahami, akan aku bagi menjadi beberapa kategori berdasarkan hal-hal yang penting berkaitan dengan event/acara. Mulai dari konsep event/acara yang enggak boleh setengah-setengah, pemilihan dan penataan lokasi, cara bikin kompak teman-teman satu kepanitiaan, tentang pengisi acara, dan memaksimalkan publikasi. Berikut ini penjabarannya.
1. Konsep Jangan Setengah-Setengah: Never Die Concept
Satu hal ini sangat urgen dalam membuat sebuah event/acara. Konsep sangat menentukan event kalian. Jika konsep event kalian aja enggak jelas, bagaimana kalian akan memulai dan menentukan orientasi event kalian. Konsep enggak boleh setengah-tengah, harus jelas dan gamplang. Jadi, konsep harus kalian jelas dulu baru mulai garap event kalian. Bikin konsep kalian sekreatif, semenarik, seheboh dan sebeda mungkin, tapi jangan sampai lupa konsep tersebut harus bisa direalisasikan juga.
Ada beberapa tips buat kalian yang hendak mengonsep event :
a. Jangan malas mencari referensi tema/konsep event yang lagi hits.
b. Terus amati dalam kurun waktu 10 tahun, konsep apa yang belum pernah ada.
c. Dekorasi event kalian seheboh dan semarik mungkin, hingga tema event kalian bener-bener kelihatan.
d. Ciptakan suasana nyaman seperti tema kalian.
e. Seragamkan panitia, kalau bisa tambahkan asesoris yang menarik yang sesuai dengan tema.
f. Jangan takut untuk memulai hal yang beda dari yang lain, asal konsepnya jelas.
2.Pemilihan dan Penataan Lokasi: Well Chosen Location
Konsep uda beres, sekarang tinggal nerapin konsep tersebut di lapangan. Lokasi yang akan kita pilih harus bener-bener support dengan konsep acara kita. Soalnya kalau enggak, konsep kita bisa miss. Berkaitan dengan lokasi, biasanya kita dihadapkan dengan uang sewa, jadwal penggunaan tempat, dan desain penataan sesuai konsep acara. Maka, sebelum kita bisa merealisasikannya sesuai konsep. Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan soal lokasi ini :
a. Lakukan survei sebelumnya,
kita enggak akan tau apa yang harus disiaplam dalam sebuah event kalau kita tidak mengetahui medannya. Jadi, sebaiknya survei dilakukan jauh-jauh hari sebelum acara.
b. 1001 antisipasi,
tahu medan dan tahu kondisi bikin kita bisa memerediksi apa saja kemungkinan yang terjadi di hari H. Dari sini kita jadi bisa mempersiapkan scenario solusinya.
c. Pengamanan Event,
Jangan remehkan tentang keamanan. Kita harus bener-bener siap berbagai kemungkinan. Terkadang dalam acara ada beberapa orang yang sengaja bikin keributan atau pengunjung yang nakal, hal-hal ini harus kita perhatikan dengan menempatkan keamanan di beberapa titik lokasi. Untuk mewujudkan kenyamanan pengunjung lain, kita harus memperhatikan keamanan mereka.
3. Kekompakan Teman-Teman Satu Kepanitian: Well Organized Crew
Lokasi acara sudah support dengan konsep dan tema kita, selanjutnya realisasinya. Dalam tahap ini kita sangat berharap dari kesungguhan dan totalitas teman-teman panitia kita. Merekalah yang menjadi motor penggerak acara ini. Sehingga dibutuhkan kekompakan temen-temen satu kepanitian. Tetapi pada kenyataannya terkadang kekompkan ini sulit di capai. Kadang-kadang ada panitia yang agak bandel, sulit untuk di koordinasikan. Jadi bagaimana cara mewujudkan panitia yang kompak dan solid itu?
Ini beberapa tips agar panitia event/acara bisa kompak:
a. Kita harus punya rasa memiliki event itu. Maka, kita akan kerja dengan sepenuh hati dan siap bekerja sama dengan teman panitia lain.
b. Bagi kordinator atau yang lebih senior harus saling menghormati. Jangan pernah merasa ingin dihormati dan jangan terlalu banyak menyuruh.
c. Lakukan pendekatan kepada rekan lain dengan pendekatan ngobrol non formal yang perlu dirutinkan. Dengan begini kita bisa saling sharing ide maupun curhat permasalahan berkaitan acara.
4. Pengisi Acara: About The Performers
Bagaikan sayur tanpa garam, jika sebuah event yang telah disiapkan sematang mungkin tetapi pengisi acara tidak sinkron dengan acara kita. Pengisi acara ini adalah mata tombak acara kita. Jadi, saat menentukan pengisi acara hendaknya sesuai dengan kemampuan dan konsep yang telah di buat. Soal penentuan pengisi acara, hendaknya di musyawarahkan dengan panitia. Dengan demikian maka dibutuhkan sebuah jembatan yang menghubungan para pengisi acara dengan event/acara kita ini. Mereka adalah LO. LO inilah yang menghubungi para pengisi acara dan menemani para pengisi acara pada hari H. Kehandalan LO menghandel para pengisi acara perlu diperhatikan. Karena LO inilah yang mewakili image kesiapan kepanitian terhadap pengisi acara. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika kalian menjadi LO, antaranya:
a. Harus pinter ngomong
Soalnya ketika kalian jadi, LO kalian akan berhubung dengan banyak orang baik pengisi acara ataupun crewnya.
b. Standby selalu
LO adalah penanggung jawab pengisi acara selama di lokasi acara. Jadi, jika pengisi acara butuh sesuatu pasti LO yang akan dicari.
c. Menguasai hal-hal berkaitan acara
Seorang LO harus hafal denah lokasi, jadwal acara, dan memahami acara konsep acara diluar kepala.
5. Publikasi: Well-Done Publication
Publikasi atau promosi merupakan penentu terdengar atau tidaknya gaung event tersebut dimana-mana. Kegiatan publikasi mulai mendesain hingga mencetak poster, flayer, baliho, dan spanduk. Agar publikasi kita sukses, maka gencarkan publikasi termasuk lewat sosial media(blog, facebook, twitter). Selain lewat media tersebut, publikasi bisa lewat dari mulut kemulut. Kalau perlu bikin konvoi pada hari H-1 buat ngingetin orang-orang jika besok kalian menggelar suatu event/acara. Tips buat publikasi, jangan takut mengeluarkan budget besar buat publikasi ini.
Mungkin itulah sedikit hal berkaitan dengan event dan bagaimana cara empowering our project event. Bagaimana? Sudah ada inspirasi kan? Semoga posting ini bisa membantu kalian bagi yang membacanya. Semoga acara kalian sukses deh. Cheeerss…
1. Konsep Jangan Setengah-Setengah: Never Die Concept
Satu hal ini sangat urgen dalam membuat sebuah event/acara. Konsep sangat menentukan event kalian. Jika konsep event kalian aja enggak jelas, bagaimana kalian akan memulai dan menentukan orientasi event kalian. Konsep enggak boleh setengah-tengah, harus jelas dan gamplang. Jadi, konsep harus kalian jelas dulu baru mulai garap event kalian. Bikin konsep kalian sekreatif, semenarik, seheboh dan sebeda mungkin, tapi jangan sampai lupa konsep tersebut harus bisa direalisasikan juga. Ada beberapa tips buat kalian yang hendak mengonsep event :
a. Jangan malas mencari referensi tema/konsep event yang lagi hits.
b. Terus amati dalam kurun waktu 10 tahun, konsep apa yang belum pernah ada.
c. Dekorasi event kalian seheboh dan semarik mungkin, hingga tema event kalian bener-bener kelihatan.
d. Ciptakan suasana nyaman seperti tema kalian.
e. Seragamkan panitia, kalau bisa tambahkan asesoris yang menarik yang sesuai dengan tema.
f. Jangan takut untuk memulai hal yang beda dari yang lain, asal konsepnya jelas.
2.Pemilihan dan Penataan Lokasi: Well Chosen Location
Konsep uda beres, sekarang tinggal nerapin konsep tersebut di lapangan. Lokasi yang akan kita pilih harus bener-bener support dengan konsep acara kita. Soalnya kalau enggak, konsep kita bisa miss. Berkaitan dengan lokasi, biasanya kita dihadapkan dengan uang sewa, jadwal penggunaan tempat, dan desain penataan sesuai konsep acara. Maka, sebelum kita bisa merealisasikannya sesuai konsep. Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan soal lokasi ini :a. Lakukan survei sebelumnya,
kita enggak akan tau apa yang harus disiaplam dalam sebuah event kalau kita tidak mengetahui medannya. Jadi, sebaiknya survei dilakukan jauh-jauh hari sebelum acara.
b. 1001 antisipasi,
tahu medan dan tahu kondisi bikin kita bisa memerediksi apa saja kemungkinan yang terjadi di hari H. Dari sini kita jadi bisa mempersiapkan scenario solusinya.
c. Pengamanan Event,
Jangan remehkan tentang keamanan. Kita harus bener-bener siap berbagai kemungkinan. Terkadang dalam acara ada beberapa orang yang sengaja bikin keributan atau pengunjung yang nakal, hal-hal ini harus kita perhatikan dengan menempatkan keamanan di beberapa titik lokasi. Untuk mewujudkan kenyamanan pengunjung lain, kita harus memperhatikan keamanan mereka.
3. Kekompakan Teman-Teman Satu Kepanitian: Well Organized Crew
Lokasi acara sudah support dengan konsep dan tema kita, selanjutnya realisasinya. Dalam tahap ini kita sangat berharap dari kesungguhan dan totalitas teman-teman panitia kita. Merekalah yang menjadi motor penggerak acara ini. Sehingga dibutuhkan kekompakan temen-temen satu kepanitian. Tetapi pada kenyataannya terkadang kekompkan ini sulit di capai. Kadang-kadang ada panitia yang agak bandel, sulit untuk di koordinasikan. Jadi bagaimana cara mewujudkan panitia yang kompak dan solid itu? Ini beberapa tips agar panitia event/acara bisa kompak:
a. Kita harus punya rasa memiliki event itu. Maka, kita akan kerja dengan sepenuh hati dan siap bekerja sama dengan teman panitia lain.
b. Bagi kordinator atau yang lebih senior harus saling menghormati. Jangan pernah merasa ingin dihormati dan jangan terlalu banyak menyuruh.
c. Lakukan pendekatan kepada rekan lain dengan pendekatan ngobrol non formal yang perlu dirutinkan. Dengan begini kita bisa saling sharing ide maupun curhat permasalahan berkaitan acara.
4. Pengisi Acara: About The Performers
Bagaikan sayur tanpa garam, jika sebuah event yang telah disiapkan sematang mungkin tetapi pengisi acara tidak sinkron dengan acara kita. Pengisi acara ini adalah mata tombak acara kita. Jadi, saat menentukan pengisi acara hendaknya sesuai dengan kemampuan dan konsep yang telah di buat. Soal penentuan pengisi acara, hendaknya di musyawarahkan dengan panitia. Dengan demikian maka dibutuhkan sebuah jembatan yang menghubungan para pengisi acara dengan event/acara kita ini. Mereka adalah LO. LO inilah yang menghubungi para pengisi acara dan menemani para pengisi acara pada hari H. Kehandalan LO menghandel para pengisi acara perlu diperhatikan. Karena LO inilah yang mewakili image kesiapan kepanitian terhadap pengisi acara. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika kalian menjadi LO, antaranya:a. Harus pinter ngomong
Soalnya ketika kalian jadi, LO kalian akan berhubung dengan banyak orang baik pengisi acara ataupun crewnya.
b. Standby selalu
LO adalah penanggung jawab pengisi acara selama di lokasi acara. Jadi, jika pengisi acara butuh sesuatu pasti LO yang akan dicari.
c. Menguasai hal-hal berkaitan acara
Seorang LO harus hafal denah lokasi, jadwal acara, dan memahami acara konsep acara diluar kepala.
5. Publikasi: Well-Done Publication
Publikasi atau promosi merupakan penentu terdengar atau tidaknya gaung event tersebut dimana-mana. Kegiatan publikasi mulai mendesain hingga mencetak poster, flayer, baliho, dan spanduk. Agar publikasi kita sukses, maka gencarkan publikasi termasuk lewat sosial media(blog, facebook, twitter). Selain lewat media tersebut, publikasi bisa lewat dari mulut kemulut. Kalau perlu bikin konvoi pada hari H-1 buat ngingetin orang-orang jika besok kalian menggelar suatu event/acara. Tips buat publikasi, jangan takut mengeluarkan budget besar buat publikasi ini.Mungkin itulah sedikit hal berkaitan dengan event dan bagaimana cara empowering our project event. Bagaimana? Sudah ada inspirasi kan? Semoga posting ini bisa membantu kalian bagi yang membacanya. Semoga acara kalian sukses deh. Cheeerss…